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行政事业单位内控管理信息系统

一、内控管理信息系统整体介绍


“行政事业单位内部控制管理信息系统”是在调研了近百家行政事业单位的基础上,根据财政部颁发的《行政事业单位内部控制规范》并最终结合行政事业单位实际情况精心研发一款专门用于行政事业单位内部控制的流程管理软件,同时山东省财政厅“山东省行政事业单位内控管理信息系统模板(体验版)”亦由我单位研发。该系统以预算为主线、资金管控为核心,将预算管理与流程控制融为一体,实现了自定义单据、自定义流程、数字签名、流程跟踪等功能,并且能够与当前主流行政事业单位会计核算软件实现无缝对接,是行政事业单位内部控制的有力工具。

系统将内控相关的组织建设、法律法规、规章制度、工作流程、岗位管理等固化到系统平台中,做到流程可跟踪,审批有依据,实现了对经费的事前、事中、事后全流程控制。

内控信息系统建设是内控咨询服务的落地和执行工具,把内控咨询服务和内控信息化建设化为密不可分的统一整体。


二、内控管理信息系统特点


1.规范管理

落实单位支出政策和相关制度,固化工作流程,规范费用报销和审批程序,业务人员可以实时查看流程的审批过程与结果,实现规范化管理和自动化控制。

2.深化协同

通过与预算管理、资产管理、合同管理、会计核算系统的衔接,使资金支付业务更加自动化,实现业务协同;

3.强化监控

系统实时提供当前可用预算,及时了解部门预算的执行情况;实现对预算执行和业务标准的实时监控,对异常情况、超预算进行实时预警或控制,实时监控支出事项及费用发生动态。

 4.多维分析

摒弃了繁琐的手工控制,取而代之的是直接从系统中获取相关的数据,及时反映各项费用的执行情况,为决策分析提供数据支持,辅助领导决策。

5.提高效率

有效解决了风险防控与工作效率的矛盾。实现了审批流程与相关法规的关联。审批人在审批过程中可方便地查询相关规定,了解审批依据;系统支持手机APP登录,审批人可以通过手机登录系统进行审批。

6.明确职责

对每一步审批,都提示审批人应负责和特别关注的地方,做到分工明确,责任到人,风险可控。


三、内控管理信息系统的功能介绍


1.系统集成了完整的预算资金管理系统

它可将财政批复的预算指标直接进行导入和分解,形成可以与“流程控制”结合使用的明细指标。

2.预算管理始终贯穿单位全部经济业务活动

方便单位随时掌握预算执行情况,完整的预算执行报表更有利于预算执行分析。

3.实现内控咨询和内控系统统一起来

系统将单位梳理后的内控流程“信息化”,形成由系统控制业务流转的“控制流”。单位可根据实际情况对“控制流”中的节点进行岗位角色定义及岗位职责定义,确保流程控制清晰,岗位职责明确。

4.将流程控制中的风险点嵌入到流程审批节点

审批人在出具审批意见时,可直观了解其审批要点,明确其审批责任,做到关键风险点不遗漏。

5.系统将内控制度与对应流程相关联,方便查询

通过信息化流程与制度相关联,实现件件审批有依据,并可将内控制度及法规进行归集、分类,形成单位“制度库”,便于随时查询和学习。

6.管理系统对经办人员的审批、查询等权限进行严格设置

业务审批人可根据实际权限查看所审批事项的具体执行情况;,实现对审批事项的全流程跟踪和监督。

7.内控管理系统通过安全的CA数字签名认证和VPN拨号认证结合

实现不受时间、地点限制的移动办公,在保证安全审批的前提下,进一步提高审批效率,移动办公需提供与内控系统配套的移动审批APP。

8.与单位财务软件通过接口相对接

系统提供与当前主流行政事业单位使用的会计核算软件对接的数据接口,可直接生成对应凭证传递到对应账务处理模块,实现与账务处理系统的无缝对接。

9.通过CA签章代替手工签章

内控业务流程结束后,在打印各类单据时审批人的签字能自动打印到单据上,线上审批完成后不再需要审批人手工签字,大大提高了办公效率。

10.二次审批自动通过

同一笔业务如果内控流程中某审批人需要多次审批,在第二次审批时可根据需要自动审批通过,并在系统中保留二次审批自动通过的痕迹,有效解决了重复审批的问题,提高工作效率。

11.领导协助审批功能

审批人可以在线指定了解或经手的经办人协助审批,协审人能够在线给审批人反馈意见,协助审批人对业务的有效性和真实性做出判断,避免出现业务风险

12.业务完成后自动公示功能

业务流程结束后可以自动形成公示信息,系统所有用户可在线查看到公示内容。

13.高拍仪实现审批依据和单据快速上传。


四、内控管理信息功能模块和管控方式


1.功能模块

图片1.png

2.管控方式

图片2.png

五、系统主要模块功能介绍

系统主要模块功能介绍如下(根据各单位的实际情况有差别):

1.预算管理模块包含:

预算调整申请、年度预算维护(实现年度预算年初维护入系统)、年度预算查询(方便查询本年度的预算额度、预算使用额度、预算剩余额度)、预算额度维护、预算额度查询。

2.收支管理模块包含以下信息化业务流程:

出差事项管理、接待事项管理、会议费申请管理、印刷费申请管理、公务用车派车申请管理、办公楼日常维修申请管理、零星采购事前支出申请管理、集中付款管理、分期付款管理、其他付款管理(除上述付款外的其他事项付款)、年度会议计划维护。其中每个流程管理功能都带有制单功能(根据单位实际使用的单据配置填写数据)、审批、查询(查询历史数据)、回顾(以往历史数据回看)。

3.政府采购模块包含:

政府采购的申请流程。同样包含制单、审批、查询、回顾功能。并下面所有功能模块都含有这四项功能。

4.资产管理模块包括:

资产的购置申请(单位新购置的资产)、资产领用申请(资产购置后,领用流程)。

5.合同管理模块包括:

合同审批申请流程(新合同的审批)、合同履约申请(包括合同的付款等合同条款的执行流程)

6.用户登录后界面构成

用户登录后,界面可以显示以下六个模块:

(1)我的待审批事项模块(需要用户本人去审批的流程)

(2)已审核未办结事项(用户本人审核的但是没有完成的流程)

(3)已提交已办结事项(用户本人提交的且已经完成的事项)

(4)已提交未办结事项(用户本人提交的但是没有完成的流程)、系统提醒功能

(5)系统提醒模块(相关通知和信息发布)

(6)只显示与本人有关的六大经济业务中的流程模块,不显示与本人无关的事项,实现整个界面整洁。